تکنولوژی برای افراد پرمشغله، شمشیری دولبه است. از یک سو گوشی‌های هوشمند و رسانه های اجتماعی سبب شده‌اند که بدون اینکه حتی آگاه شویم، هر روز ساعت‌ها وقت خود را هدر بدهیم؛ از طرفی هر روز نرم‌افزار جدیدی منتشر می‌گردد.که برای نظم‌وترتیب دادن به برنامهٔ زمانی ما طراحی شده است. استفاده از برنامه‌ای مؤثر و کارآمد فواید زیادی دارد، مثل افزایش بهره وری، راحتی و آسودگی خیال. بهره گرفتن از تکنولوژی برای کنترل و بهینه کردن برنامهٔ زمانی، امکان وسوسه‌انگیزی می‌باشد که نمی‌توانیم از آن چشم‌پوشی کنیم. در نتیجه در این مقاله چند مورد از امکان‌های تکنولوژی را معرفی می‌کنیم که می‌توانید برای کنترل و بهینه‌سازی برنامه زمانی‌تان به کار بگیرید. با ما همراه باشید.
«استفاده از تکنولوژی برای بهینه‌سازی برنامهٔ زمانی» یعنی حوزه‌هایی را که به توجه می‌خواهند، شناسایی کنیم و پس از‌آن به آن حوزه‌ها بپردازیم. گرچه صدها برنامه ارائه شده می‌باشد که سازندگان آنها ادعا می‌کنند برنامه زمانی شما را کنترل می‌کنند، ولی هیچ‌کدام از این برنامه‌ها به‌تنهایی نمی‌تواند تمام نیازهای شما را برآورده کند. در اصل استفاده از نرم‌افزارِ اشتباه، بیشتر مضر است تا مفید. در نتیجه انتخاب نرم‌افزار مناسب اهمیت زیادی دارد، نرم‌افزاری که از امکان‌های مفید و ویژه‌ای برخوردار باشد، مثل:
۱. مدیریت تقویم
یکی از راه‌های استفاده از تکنولوژی این می‌باشد که اجازه دهیم وظیفه کامل برنامه زمانی ما را در دست بگیرد. برنامه‌های متمرکز بر مدیریت تقویم، برنامهٔ زمانی را در طرح‌هایی نمایش می‌دهند که به‌سادگی قابل‌فهم هستند. ضمناً، از بیشتر از حد سنگین شدنِ برنامهٔ کاری‌تان جلوگیری می‌کنند. این خاصیت‌ها کمک خیلیزیادی به ما می‌کند. ولی تقویمی به‌هم‌ریخته و درهم‌برهم موجب می‌گردد.که به‌آسانی قرار ملاقات‌های خود را از دست بدهیم و برنامه زمانی ما را به هم می‌ریزد.
برنامهٔ مدیریت تقویم تنها حساب برنامه زمانی ما را نگه نمی‌دارد؛ همین کار را برای اطرافیان ما هم انجام می‌دهد. برنامه‌های تقویم پویایی وجود دارند که در آنها کاربر می‌تواند برنامهٔ زمانی خود را با دیگران هم به اشتراک بگذارد. این نرم‌افزارها برنامه ریزی برای جلسات و رویدادها را به‌روش برجستهی ساده‌تر می‌کنند؛ ضمناً، مانع از هدر دادن زمان برای یافتن بازهٔ زمانی و فرجه‌ای می‌شوند که در آن همه بتوانند در جلسه یا رویداد شما شرکت کنند. برای استفاده از تکنولوژی به‌منظور نظم‌وترتیب دادن به برنامهٔ زمانی‌تان، نخست باید نرم‌فزار مناسب را برای برنامه‌تان پیدا کنید.
۲. تجزیه‌وتحلیل زمان
فهمیدن اینکه دقیقا چقدر زمان را برای انجام فعالیت‌های گوناگون در طول روز صرف می‌کنید، کار سختی است. کارکنان به‌روش متوسط، ٪۲۸ زمان خود را صرف وقفه‌های ناخواستهٔ میان کارهای‌شان می‌کنند. ما نمی‌توانیم دقیقا بفهمیم که چگونه می‌توانیم از هدر رفتن زمان به‌علت این وقفه‌ها جلوگیری کنیم. یکی از بهترین راه‌ها برای اینکه بیشترین بهره را از برنامهٔ زمانی خود ببریم این می‌باشد که زمان خود را به کوچک‌ترین قسمت‌های ممکن تقسیم کنیم؛ پس از‌آن به این مسئله توجه کنیم که چگونه هر یک دقیقه از روز خود را سپری می‌کنیم. استفاده از نرم‌افزاری که نحوهٔ سپری کردن زمان را تجزیه‌وتحلیل می‌کند، گام مهمی در جهت متعادل و بهینه کردن برنامهٔ زمانی ما است.
در بعضی از برنامه‌های تقویم، نرم‌افزارهای تجزیه‌وتحلیل زمان هم تعبیه شده است. بعضی از پلت‌فرم‌ها هم به‌روش کامل به تجزیه‌وتحلیل زمان اختصاص یافته‌اند. وقتی حس کردید برنامه زمانی‌تان کارایی لازم را ندارد، توجه کنید که کدام قسمت‌های برنامهٔ شما مشکل دارد و باید اصلاح شود. آیا مدت‌زمانی که در جلسات سپری می‌کنید، واقعا مفید و سودمند است؟ تماس‌ها چگونه؟ فهم اینکه حالا چگونه از زمان خود استفاده می‌کنید، کلید استفادهٔ بهینه‌تر از زمان در آینده است.
۳. کمک به برگزاری جلساتی پویا
جلساتْ بخش مهمی از ساعت‌های کاری شرکت‌ها را تشکیل می‌دهند. ولی ساختار بیشتر از حد سنتی آنها جنبه‌های منفی برجستهی دارد. مدیران تکنونی بیشتر از دو‌سوم جلسات را کاملا ناموفق می‌دانند. وقتی افراد دربارۀ تکنولوژی جلسات صحبت می‌کنند، بیشتر وقت‌ها منظورشان تکنولوژی ویدئوکنفرانس است. تکنولوژی ویدئوکنفرانس ابزار مهمی برای نگهداری ارتباط به‌شکل دیجیتالی است. درست می‌باشد که ابزارهای ارتباطی برای برقراری ارتباط با مشتریان، پیمانکاران و کارکنان غیرحضوری که از راه دور کار می‌کنند، ارزشمند هستند، ولی استفاده از این ابزارها تنها روش دیجیتالی موجود برای توسعه جلسات نیست.
ابزارهای ساده‌ای مثل نظرسنجی‌های آنلاینِ گمنام تأثیر زیادی در تشکیل حسّ شنیده شدن صدای کارکنان در طول جلسات دارند. ابزارهای جامع‌تر و کامل‌تری مثل «بورد جلسات گروهی ترلو» (Trello’s Team Meetings Board) هم همین هدف را دنبال می‌کنند. این ابزارها موجب می‌شوند که جلسات از پایین به بالا اداره شوند، نه از بالا به پایین. در جلساتی که به‌صورت پویا اداره می‌شوند، تمام موضوعات مرتبط پوشش داده می‌گردد.و تا جایی که مقدور است از هدر رفتن زمان جلوگیری می‌گردد.
۴. اتوماسیون در اندازه کوچک
آیا می‌دانید که یکی از بزرگ‌ترین موجبات هدر رفتن زمان چیست؟ انجام کارهای کوچک و پیش‌پاافتاده‌ای که جزء جدانشدنی مشاغل اداری‌اند: کارهایی مثل چک کردن ایمیل‌ها، چاپ کردن اسناد، ویرایش کردن و ذخیره کردن فایل‌ها. اغلب این کارها اجتناب‌ناپذیر هستند. در نتیجه خودکار کردن آنها تنها راه حذف این کارها از برنامه زمانی ما است.
ابزارهای اتوماسیون اداری مثل Zapier یا IFTTT شما را از انجام کارهای کوچک بی‌نیاز می‌کنند. با تشکیل برنامه‌های ساده‌ای که کارهای تکراری و پیش‌پاافتاده را انجام می‌دهند، برای انجام کارهای مهم‌تر زمان کافی خواهیم داشت. خلوت کردن برنامهٔ زمانی فقط به این معنی نیست که فواصل زمانی بزرگی را خالی کنیم؛ در بر گیرنده افزایش دادن زمان‌های کوتاه آزاد هم می‌گردد.
۵. تنظیم استراحت‌ها و وقفه‌های هوشمندانه
استراحت کردن و وقفه در کار وظیفه بسزایی در بالا نگهداشتن بهره وری دارد. ولی با این وجود یک‌سوم کارکنان در آمریکا حتی برای زمان ناهار هم به خود استراحت نمی‌دهند. پژوهش‌ها نشان داده می‌باشد که بهره‌وری کارکنان زمانی به بالاترین سطح خود می‌رسد که کارکنان در فواصل زمانی ۹۰ دقیقه‌ای کار کنند و میان این فواصل زمانی، مدتی استراحت کنند.
برنامه‌های بسیاری که روی کاهش استرس تمرکز دارند، به شما یادآوری می‌کنند چه زمانی وقت استراحت است و در طول این زمان‌ها چه کارهایی را انجام بدهید. وقتی در طول روز چند زمان استراحت داشته باشیم و در این زمان‌ها کارهای مفیدی مثل قدم زدن، مطالعهٔ کتاب یا حتی مدیتیشن انجام بدهیم، بهره‌وری ما به‌مقدار برجستهی افزایش می‌یابد. با استفاده کردن از زمان‌های استراحت برای افزایش بهره‌وری می‌توانید کارهای بیشتری را انجام بدهید و به تمام کارهایی که برنامه‌ریزی کرده‌اید، برسید.
تکنولوژی خیلیارزشمند است و نباید آن را کنار بگذاریم. باید از تکنولوژی به‌شکلی استفاده کنیم که مفید باشد. برنامه‌های افزایش بهره‌وری می‌توانند تأثیر خیلیزیادی بر روز کاری ما تشکیل کنند، بدون اینکه نیاز باشد کار خاصی انجام دهیم و برای توسعه بهره‌وری خود تلاش زیادی کنیم. در سال ۲۰۱۹ دیگر مجبور نیستیم برنامهٔ نابسامان و درهمی داشته باشیم، چون استفاده از تکنولوژی مناسب به ما کمک می‌کند که به برنامهٔ خود نظم‌وترتیبی بدهیم.
